হিসাব ও খরচ

PharmaDesk-এ হিসাবরক্ষণের বেশিরভাগ কাজ নিজে থেকেই হয়ে যায়। আপনি শুধু বিক্রি, ক্রয়, পেমেন্ট আর খরচ ঠিকমতো লিখবেন; সফটওয়্যার সেগুলো থেকে খাতা, লেজার আর লাভ-ক্ষতির হিসাব তৈরি করে। এই অধ্যায়ে দেখবেন খরচ কীভাবে লিখবেন, টাকা কোন অ্যাকাউন্টে আছে কীভাবে দেখবেন, আর হিসাবের রিপোর্টগুলো কী বলে।

সহজ কথায় দু-তরফা হিসাব

প্রতিটি লেনদেনে টাকা কোথাও থেকে আসে, কোথাও যায়। হিসাবের ভাষায় একদিকে ডেবিট, অন্যদিকে ক্রেডিট, আর দুটো সবসময় সমান। একে বলে দু-তরফা (double entry) হিসাব। PharmaDesk প্রতিটি কাজের সাথে সাথে এই এন্ট্রি নিজেই করে দেয়:

তাই অ্যাকাউন্ট্যান্টের রোজকার কাজ মূলত তিনটি: খরচ লেখা, ক্যাশ-ব্যাংকের টাকা মিলিয়ে দেখা, আর মাস শেষে রিপোর্ট দেখা।

খরচ লেখা

দোকানের ভাড়া, বিদ্যুৎ বিল, যাতায়াত, চা-নাশতা: সব খরচ এখানে লিখুন। না লিখলে লাভ আসলের চেয়ে বেশি দেখাবে।

1. ফাইন্যান্স › খরচ খুলুন।
2. খরচ যোগ করুন চাপুন।
3. ক্যাটাগরি বেছে নিন, পরিমাণ (৳) লিখুন।
4. যেখান থেকে দেওয়া ঘরে বেছে নিন টাকা কোন অ্যাকাউন্ট থেকে গেল (যেমন দোকানের ক্যাশ বা ব্যাংক)।
5. তারিখ ঠিক করুন, দরকার হলে নোট লিখুন (যেমন "অক্টোবরের দোকান ভাড়া")।
6. সংরক্ষণ চাপুন।

উপরে এই সময়ের মোট আর সবচেয়ে বড় তিনটি ক্যাটাগরির খরচ দেখায়। তারিখ, সব ক্যাটাগরি আর শাখা দিয়ে তালিকা ছাঁকতে পারেন।

• নতুন ক্যাটাগরি: উপরের ক্যাটাগরি বোতাম চাপুন, নতুন ক্যাটাগরি ঘরে নাম লিখে ক্যাটাগরি যোগ করুন চাপুন। একই জানালায় পুরোনো ক্যাটাগরি মুছতেও পারবেন।
• ভুল সংশোধন: লাইনের ডান দিকের পেনসিল আইকনে চাপুন, ঠিক করে সংরক্ষণ করুন।
• মুছে ফেলা: ময়লার ঝুড়ি আইকনে চাপুন। মুছলে টাকা আবার সেই অ্যাকাউন্টে ফেরত যায়।

ক্যাশ ও ব্যাংক অ্যাকাউন্ট

ফাইন্যান্স › ক্যাশ ও ব্যাংক-এ দোকানের সব টাকার জায়গা: ক্যাশ ড্রয়ার, ব্যাংক অ্যাকাউন্ট আর বিকাশ/নগদের মতো মোবাইল ওয়ালেট। উপরে মোট নগদ, ব্যাংকে মোট, মোবাইল ওয়ালেট আর সব টাকা দেখায়। প্রতিটি বিক্রি, খরচ, পেমেন্টে ব্যালান্স সাথে সাথে বদলায়।

নতুন অ্যাকাউন্ট খোলা

1. অ্যাকাউন্ট বোতাম চাপুন।
2. নাম লিখুন (যেমন "সিটি ব্যাংক A/C 1234")।
3. ধরন বাছুন: ক্যাশ, ব্যাংক বা মোবাইল ওয়ালেট। শাখা বাছুন, অথবা খালি রাখুন (পুরো প্রতিষ্ঠানের)।
4. সফটওয়্যার শুরুর দিন অ্যাকাউন্টে যত টাকা ছিল তা প্রারম্ভিক ব্যালান্স (৳) ঘরে লিখুন।
5. সংরক্ষণ চাপুন।

পরে অ্যাকাউন্ট বন্ধ হলে পেনসিল চেপে সক্রিয় টিক তুলে দিন। পুরোনো হিসাব থেকে যায়।

টাকা সরানো, মূলধন ও উত্তোলন

• ট্রান্সফার: এক অ্যাকাউন্ট থেকে আরেকটিতে টাকা নেওয়া, যেমন দিনের ক্যাশ ব্যাংকে জমা। যে অ্যাকাউন্ট থেকে, যে অ্যাকাউন্টে, পরিমাণ আর তারিখ দিন।
• মূলধন জমা: মালিক নিজের পকেট থেকে ব্যবসায় টাকা দিলেন।
• উত্তোলন: মালিক ব্যবসা থেকে নিজের জন্য টাকা নিলেন। এটা খরচ নয়, তাই খরচ পাতায় লিখবেন না।
• অন্যান্য আয়: বিক্রি ছাড়া অন্য আয়, যেমন কোম্পানির দেওয়া প্রণোদনা।

অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট

অ্যাকাউন্টের নাম বা স্টেটমেন্ট চাপলে ব্যাংক স্টেটমেন্টের মতো তালিকা খোলে: প্রারম্ভিক, টাকা এসেছে, টাকা গেছে, সমাপনী, আর প্রতিটি লেনদেনের পর ব্যালান্স। তারিখ বদলে যেকোনো সময়ের স্টেটমেন্ট দেখুন, CSV বা প্রিন্ট করুন। ব্যাংকের আসল স্টেটমেন্টের সাথে মিলিয়ে দেখার জন্য এটি সবচেয়ে কাজের।

জার্নাল ভাউচার

হিসাব › জার্নাল ভাউচার-এ প্রতিটি হিসাবের এন্ট্রি দেখা যায়। স্বয়ংক্রিয় এন্ট্রির পাশে ধূসর ট্যাগে উৎস লেখা থাকে (যেমন বিক্রি, ক্রয়, খরচ); হাতে লেখা ভাউচারে হাতে লেখা ট্যাগ থাকে। তারিখ, সব এন্ট্রি তালিকা আর ভাউচার নং বা বিবরণ খোঁজার ঘর দিয়ে ছাঁকতে পারেন। ভাউচার নম্বরে চাপলে বিস্তারিত খোলে, সেখান থেকে মূল ডকুমেন্ট খুলুন চেপে আসল বিক্রি বা ক্রয়টি দেখা যায়।

যা কোনো পাতায় লেখার সুযোগ নেই (যেমন আসবাবপত্রের অবচয়), তার জন্য হাতে ভাউচার:

1. হাতে ভাউচার বোতাম চাপুন।
2. তারিখ দিন, বিবরণ লিখুন (বিবরণ ছাড়া পোস্ট হবে না)।
3. প্রতিটি লাইনে খতিয়ান বেছে নিন… থেকে খতিয়ান বেছে ডেবিট ৳ অথবা ক্রেডিট ৳ লিখুন। আরও লাইন লাগলে লাইন চাপুন।
4. নিচে মিলেছে লেখা না আসা পর্যন্ত ঠিক করুন। ডেবিট-ক্রেডিট না মিললে পার্থক্য দেখায় আর বোতাম কাজ করে না।
5. ভাউচার পোস্ট করুন চাপুন।

হাতে লেখা ভাউচার ভুল হলে মুছে ফেলা যায় না। ভাউচারটি খুলে উল্টে দিন চাপুন; আজকের তারিখে একটি উল্টো ভাউচার পোস্ট হয়ে আগেরটি কাটাকাটি হয়ে যায়। স্বয়ংক্রিয় এন্ট্রি ঠিক করতে মূল কাজটিই (বিক্রি, খরচ ইত্যাদি) সংশোধন করুন।

লেজার, হিসাবের তালিকা আর আর্থিক বিবরণী

• হিসাব › জেনারেল লেজার: একটি খতিয়ান বেছে নিয়ে তারিখ দিন। প্রতিটি লেনদেন আর চলতি ব্যালান্স দেখাবে।
• হিসাব › হিসাবের তালিকা: সব খতিয়ান পাঁচ ভাগে: সম্পদ, দায়, মালিকানা স্বত্ব, আয় আর খরচ, প্রতিটির আজকের ব্যালান্সসহ। তালার চিহ্ন মানে খতিয়ানটি স্বয়ংক্রিয় পোস্টিংয়ে ব্যবহৃত, এর ধরন বদলানো বা লুকানো যায় না। নতুন খতিয়ান লাগলে লেজার বোতাম চাপুন, কোড, নাম, ধরন দিন। নিজের তৈরি অপ্রয়োজনীয় খতিয়ান লুকান দিয়ে সরিয়ে রাখা যায়।
• হিসাব › ট্রায়াল ব্যালেন্স: একটি তারিখ পর্যন্ত সব খতিয়ানের ডেবিট আর ক্রেডিট। তারিখ পর্যন্ত ঘরে তারিখ দিয়ে দেখুন চাপুন। নিচে "✓ মিলেছে" দেখালে খাতা ঠিক আছে।
• হিসাব › আয় বিবরণী: তারিখের মধ্যে নিট রাজস্ব, মোট লাভ, খরচ আর নিট লাভ, আগের সমান সময়ের সাথে তুলনাসহ। বিক্রি ভ্যাট ছাড়া দেখায়; ফেরত আর ছাড় রাজস্ব থেকে বাদ যায়।
• হিসাব › ব্যালেন্স শিট: একটি তারিখে ফার্মেসির সম্পদ, দায় আর মালিকের অংশ। সম্পদ = দায় + মালিকানা স্বত্ব হলে সবুজ বার্তা দেখায়।

সব কটি পাতা থেকে CSV আর প্রিন্ট করা যায়। হিসাবরক্ষক বা অডিটরকে মাস শেষে এগুলোই দিন।

সাধারণ ভুল