কাস্টমার ও বাকি

নিয়মিত রোগীদের কাস্টমার হিসেবে রাখলে তাঁদের কেনাকাটা, অ্যালার্জি আর বাকি সব এক জায়গায় দেখা যায়। এই অধ্যায়ে আছে কাস্টমার রাখা, বাকিতে বিক্রি, বাকি আদায়, রিমাইন্ডার আর ডাক্তারের কমিশন।

কাস্টমারের তালিকা

বিক্রি › কাস্টমার-এ যান। ক্যাশিয়ার, ফার্মাসিস্ট, ম্যানেজার আর মালিক এটা খুলতে পারেন। নাম বা ফোন দিয়ে খুঁজুন, আর ধরন (খুচরা, পাইকারি, প্রতিষ্ঠান) বা অবস্থা দিয়ে বাছাই করুন। বাকি কলামে দেখা যায় কার কাছে কত পাওনা।

নতুন কাস্টমার যোগ ও এডিট

1. নতুন কাস্টমার চাপুন।
2. নাম আর মোবাইল লিখুন। SMS আর রিফিল রিমাইন্ডারের জন্য মোবাইল নম্বর লাগবেই।
3. ধরন বাছুন: খুচরা, পাইকারি (ফার্মেসি / দোকান) অথবা প্রতিষ্ঠান (ক্লিনিক / হাসপাতাল)।
4. জানা থাকলে অ্যালার্জি আর দীর্ঘমেয়াদি রোগ লিখে রাখুন। অ্যালার্জি POS-এ হলুদ রঙে দেখায়।
5. বাকির সীমা (৳): এই কাস্টমার সর্বোচ্চ কত টাকা বাকি রাখতে পারবেন। ০ মানে সবসময় পুরো টাকা দিতে হবে।
6. শুরুর বাকি (৳): PharmaDesk ব্যবহার শুরুর আগে তাঁর যা বাকি ছিল।
7. কাস্টমার যোগ করুন চাপুন।

POS থেকেও শুধু নাম আর ফোন দিয়ে কাস্টমার যোগ করা যায় (F4)। দেখুন দৈনিক বিক্রি।

তথ্য বদলাতে কাস্টমারের পাতা খুলে এডিট চাপুন। কেউ আর না এলে নিষ্ক্রিয় করুন চাপুন। তাঁর পুরনো হিসাব থেকে যাবে।

কাস্টমারের পাতা

নামে ক্লিক করলে দেখা যায় বর্তমান বাকি (সঙ্গে সীমা), ক্রয়, শেষ আসা আর লয়্যালটি পয়েন্ট। নিচে চারটা ট্যাব আছে:

• ক্রয়: শেষ ৫০টা ইনভয়েস।
• লেজার: প্রতিটা বিক্রি, পরিশোধ আর ফেরত, পাশে চলতি ব্যালান্স।
• প্রেসক্রিপশন: জমা রাখা প্রেসক্রিপশন। প্রেসক্রিপশন যোগ করুন দিয়ে নতুন রাখা যায়।
• রিফিল রিমাইন্ডার: এই কাস্টমারের রিমাইন্ডার। রিফিল রিমাইন্ডার যোগ করুন দিয়ে নতুন যোগ করা যায়।

AI সহকারী কোনো SMS-এর খসড়া বানিয়ে রাখলে সেটা এসএমএসের খসড়া (পাঠানো হয়নি) অংশে দেখা যায়। পাঠান চাপলে তবেই যায়। বাদ দিন চাপলে খসড়াটা মুছে যায়।

বাকিতে বিক্রি

POS-এ কাস্টমার বেছে ক্যাশ পাওয়া গেছে-র টাকা কমিয়ে দিন। যতটা কম দিলেন, ততটা বাকি হয়ে যাবে। নিয়মগুলো:

• কাস্টমার না বাছলে বাকি রাখা যায় না।
• এই বিক্রির পর কাস্টমারের মোট বাকি তাঁর বাকির সীমা ছাড়াতে পারবে না।
• ম্যানেজার বা মালিক ম্যানেজারের অনুমতি: এই বাকি রাখতে দিন টিক দিয়ে সীমার বেশি বাকি অনুমোদন করতে পারেন।

প্রতিটা বাকির বিক্রি কাস্টমারের লেজার-এ আর কাস্টমারের বাকি পাতায় উঠে যায়।

বাকি আদায়

বাকি আদায় করতে পারেন ম্যানেজার, হিসাবরক্ষক আর মালিক। ক্যাশিয়ার পারেন না। কাস্টমার টাকা দিতে এলে ম্যানেজারকে ডাকুন।

1. ফাইন্যান্স › কাস্টমারের বাকি-তে যান।
2. ওপরে দেখাবে মোট পাওনা আর কতদিনের বাকি তার ভাগ (০–৩০ দিন, ৩১–৬০, ৬১–৯০, ৯০+)। টেবিলে প্রত্যেক কাস্টমারের সবচেয়ে পুরনো বাকি-র তারিখ আর মোট বাকি থাকে। কেউ সীমা পার করে থাকলে লাল রঙে সীমা ছাড়িয়েছে লেখা থাকে।
3. নাম বা ফোন দিয়ে খুঁজে সেই কাস্টমারের লাইনে আদায় চাপুন।
4. পরিমাণ (৳) দেখে নিন। এখানে শুরুতে পুরো বাকিটা বসানো থাকে, আংশিক দিলে অঙ্কটা কমিয়ে দিন।
5. মাধ্যম বাছুন (ক্যাশ, বিকাশ, নগদ, রকেট, কার্ড, ব্যাংক, চেক)। দরকার হলে যে অ্যাকাউন্টে-ও বাছুন।
6. TrxID বা চেক নম্বর আর নোট থাকলে লিখে পেমেন্ট সংরক্ষণ চাপুন।
7. কাস্টমারকে মানি রসিদ দিতে মানি রসিদ প্রিন্ট চাপুন, তারপর সম্পন্ন।

কাস্টমারের নিজের পাতা থেকেও আদায় বোতাম দিয়ে আদায় করা যায়। শেষ ১০টা আদায় দেখা যায় সাম্প্রতিক আদায় অংশে, আর রসিদ লিংকে চাপলে মানি রসিদ আবার প্রিন্ট করা যায়।

SMS রিমাইন্ডার

কাস্টমারের বাকি পাতায় যাঁদের ফোন নম্বর আছে, তাঁদের লাইনে একটা মেসেজের চিহ্ন থাকে (বাকির রিমাইন্ডার SMS পাঠান)। চাপলে কাস্টমারের কাছে তাঁর বাকির অঙ্কসহ একটা SMS যায়। নিজে থেকে কোনো SMS যায় না, প্রতিবার আপনাকেই চাপতে হবে।

SMS যাবে তখনই, যখন এই তিনটা শর্তই পূরণ হবে:

• অ্যাডমিন › সেটিংস-এ SMS পাঠান (রিফিল রিমাইন্ডার, বাকি) চালু আছে।
• সাপোর্ট টিম SMS গেটওয়ে সেট করে দিয়েছে।
• আপনার প্ল্যানে SMS আছে।

কোনোটা না থাকলে SMS যায়নি লেখা আসবে, সঙ্গে কারণ।

রিফিল রিমাইন্ডার

যাঁরা রোজ ওষুধ খান (ডায়াবেটিস, প্রেসার, থাইরয়েড), তাঁদের ওষুধ শেষ হওয়ার আগে মনে করিয়ে দিতে পারেন।

1. বিক্রি › রিফিল রিমাইন্ডার-এ যান।
2. ওপরের ফর্মে ক্রেতা বাছুন (তাঁর ফোন নম্বর থাকতে হবে), তারপর মেডিসিন বাছুন।
3. একক / দিন লিখুন, যেমন দিনে ২টা ট্যাবলেট হলে 2।
4. পরবর্তী রিফিল-এর তারিখ বেছে সংরক্ষণ চাপুন।

তালিকাটা তিন ভাগে সাজানো: সময় পেরিয়েছে, এখনই আর সামনে। প্রতিটা লাইনে SMS চাপলে রিমাইন্ডার যায়। ফোন করা হয়ে গেলে যোগাযোগ করা হয়েছে চাপুন। রিমাইন্ডার বন্ধ করতে থামান চাপুন।

কাস্টমার একই ওষুধ আবার কিনলে পরের তারিখ নিজে থেকেই এগিয়ে যায়। যেমন দিনে ২টা হিসেবে ৬০টা ট্যাবলেট কিনলে তারিখ ৩০ দিন এগোবে। কত দিন আগে থেকে "এখনই" দেখাবে, সেটা সেটিংসের স্টক সতর্কতা ও রিমাইন্ডার অংশে ঠিক করা যায়।

ডাক্তার ও কমিশন

বিক্রি › ডাক্তার (ফার্মাসিস্ট, ম্যানেজার, মালিক): নতুন ডাক্তার চেপে নাম, ডিগ্রি, বিশেষত্ব, BMDC রেজি. নং, ফোন আর চেম্বার লিখুন। ডাক্তার রেফারেল কমিশন পেলে রেফারেল কমিশন (%) দিন। তারপর ডাক্তার যোগ করুন চাপুন। POS-এ বিক্রির সময় এই ডাক্তারকে বাছলে কমিশন নিজে থেকেই হিসাব হবে।

বিক্রি › ডাক্তার কমিশন (ম্যানেজার, হিসাবরক্ষক, মালিক): বাছাই করা তারিখের মধ্যে প্রত্যেক ডাক্তারের ইনভয়েস, কমিশনের ভিত্তি, অর্জিত, পরিশোধ আর এখন পাওনা দেখা যায়। টাকা দিতে পরিশোধ করুন চাপুন। পরিমাণ (৳) দেখে নিয়ে যেখান থেকে দেওয়া বাছুন, তারপর পেমেন্ট সংরক্ষণ চাপুন। কোনো বিক্রি ফেরত বা বাতিল হলে কমিশনও নিজে থেকে কমে যায়।

সাধারণ ভুল

• মোবাইল নম্বর ছাড়া কাস্টমার রাখা। তখন SMS বা রিফিল রিমাইন্ডার কোনোটাই পাঠানো যায় না।
• বাকির সীমা ০ রেখে দেওয়া, তারপর বাকি কেন রাখা যাচ্ছে না তা নিয়ে অবাক হওয়া।
• আংশিক টাকা নিয়েও পরিমাণ (৳)-এ পুরো বাকির অঙ্ক রেখে দেওয়া।
• POS-এ ডাক্তার না বাছা। তাহলে কমিশন হিসাব হয় না।