ওষুধ যোগ, মাল কেনা ও সরবরাহকারী

ডিপো বা হোলসেলার থেকে মাল এলে সেটা PharmaDesk-এ ঠিকভাবে তুললে স্টক, মেয়াদ আর সরবরাহকারীর বাকি সব নিজে থেকেই হিসাব হয়। এই অধ্যায়ে দেখবেন কীভাবে ওষুধ তালিকায় তুলবেন, মাল গ্রহণ করবেন, অর্ডার পাঠাবেন, ফেরত দেবেন আর বাকি শোধ করবেন।

ওষুধ ও পণ্য তালিকায় তোলা

ইনভেন্টরি › ওষুধ ও পণ্য পাতায় আপনার সব ওষুধ, স্টক আর MRP দেখা যায়। ব্র্যান্ড, জেনেরিক বা বারকোড লিখে খুঁজুন; ক্যাটাগরি, কোম্পানি, স্টক অবস্থা দিয়ে ফিল্টার করুন। ওষুধ তোলার তিনটি উপায় আছে।

১. তৈরি ওষুধ তালিকা থেকে (সবচেয়ে দ্রুত)

ফার্মাডেস্কে প্রায় ২৬,০০০ বাংলাদেশি ওষুধের একটি তৈরি তালিকা আছে (ব্র্যান্ড, জেনেরিক, কোম্পানি, এমআরপি)।

1. এই পাতার ওষুধ তালিকা থেকে যোগ করুন চাপুন (বা ইনভেন্টরি › ওষুধ তালিকা থেকে যোগ করুন, অথবা ড্যাশবোর্ডের শুরু করুন কার্ডের ধাপটি)।
2. অন্তত ২ অক্ষর লিখে ব্র্যান্ড, জেনেরিক বা কোম্পানি খুঁজুন।
3. যেগুলো লাগবে টিক দিন, ক্যাটাগরি বাছুন।
4. বাছাই করা …টি যোগ করুন (যেমন "বাছাই করা ৩টি যোগ করুন") চাপুন।

MRP কপি হয়ে আসে, ক্রয়মূল্য MRP-র ৮৮% ধরা হয়; পরে এডিট করে ঠিক করে নিন।

২. একটি একটি করে

1. পণ্য যোগ করুন চাপুন।
2. ব্র্যান্ডের নাম, জেনেরিক, শক্তি, কোম্পানি লিখুন। নতুন জেনেরিক বা কোম্পানি হলে নিজে থেকেই তৈরি হবে।
3. প্যাক ও দাম অংশে বেস ইউনিট (যেমন tablet), এক পাতায় কয়টি আর বক্সে কয় পাতা দিন।
4. MRP ও ক্রয়মূল্য প্রতি ইউনিট (এক ট্যাবলেট) হিসেবে দিন। পাতার দাম জানা থাকলে স্ট্রিপের MRP থেকে বসান (৳) ঘরে লিখুন, এক ট্যাবলেটের দাম নিজে হিসাব হবে।
5. স্টক নিয়ন্ত্রণ অংশে বারকোড, র‍্যাক / তাক আর রিঅর্ডার লেভেল দিন। দরকার হলে প্রেসক্রিপশন লাগবে, নিয়ন্ত্রিত ওষুধ বা ভ্যাট প্রযোজ্য টিক দিন।
6. পণ্য যোগ করুন চাপুন।

৩. CSV দিয়ে একসাথে অনেক

1. CSV ইমপোর্ট চাপুন, তারপর টেমপ্লেট ডাউনলোড।
2. প্রতি সারিতে একটি পণ্য (বা একটি ব্যাচ) লিখুন। দাম প্রতি ইউনিটে, মেয়াদ YYYY-MM আকারে। ব্যাচ-মেয়াদ-পরিমাণ দিলে শুরুর স্টকও ঢুকে যায়।
3. CSV ফাইল বাছুন দিয়ে ফাইল দিন। আগে একটা প্রিভিউ আসবে, ভুল থাকলে লাল দেখাবে।
4. সব ঠিক থাকলে …টি সারি ইমপোর্ট করুন চাপুন।

দ্রুত স্টক-ইন (ইনভয়েস স্ক্যানসহ)

রোজকার মাল তোলার সবচেয়ে সহজ পথ ইনভেন্টরি › দ্রুত স্টক-ইন। এখানে দুটি কার্ড আছে: সরবরাহকারীর ইনভয়েস স্ক্যান আর দ্রুত এন্ট্রি। কাজ নিজে থেকে ড্রাফট হিসেবে সংরক্ষিত হয়; মাঝপথে থামলে নিচে অসম্পূর্ণ স্টক-ইন তালিকা থেকে চালিয়ে যান চাপুন।

ইনভয়েসের ছবি তুলে

1. সরবরাহকারীর ইনভয়েস স্ক্যান চাপুন।
2. পড়ার উপায় বাছুন: ফ্রি OCR (এই ডিভাইসে) ছাপা পরিষ্কার ইনভয়েসের জন্য, খরচ নেই। AI স্ক্যান (বেশি নির্ভুল) হাতে লেখা বা এলোমেলো ইনভয়েসও পড়ে (সার্ভারে AI চালু থাকলে)।
3. ছবি তুলুন (মোবাইলে) বা ছবি বাছুন চাপুন। বড় ইনভয়েস হলে পৃষ্ঠা যোগ করুন, সর্বোচ্চ ৬ পৃষ্ঠা।
4. … পৃষ্ঠা পড়ুন চাপুন। কিছুক্ষণ পর স্ক্যান করা ইনভয়েস যাচাই পাতা খুলবে, পাশে ছবিটা থাকবে।
5. প্রতিটি সারি ছবির সাথে মিলিয়ে দেখুন। কোনো ওষুধ না চিনলে সঠিক ওষুধটি খুঁজুন… ঘরে খুঁজে বাছুন। সন্দেহজনক ঘর রঙ দিয়ে চিহ্নিত থাকে।
6. বাকি ধাপ নিচের "দ্রুত এন্ট্রি"-র মতোই।

হাতে লিখে (দ্রুত এন্ট্রি)

1. দ্রুত এন্ট্রি চাপুন।
2. সরবরাহকারী বাছুন। তালিকায় না থাকলে নতুন চেপে নাম আর ফোন দিয়ে যোগ করুন।
3. ইনভয়েস / চালান নং ও তারিখ দিন।
4. ওষুধের নামের কয়েক অক্ষর লিখুন বা বারকোড স্ক্যান করুন। আপনার তালিকায় না থাকলে মাস্টার তালিকা থেকে আসবে, অথবা তালিকার নিচের নতুন ওষুধ “…” যোগ করুন চেপে ছোট ফর্মে তখনই তুলে নিন।
5. ব্যাচ আর মেয়াদ দিন। মেয়াদ 12/27 এভাবে লিখলেই হবে।
6. পরিমাণ দিন, পাশে বক্স / পাতা / ইউনিট বাছুন। বোনাস বা ফ্রি মাল থাকলে ফ্রি ঘরে দিন।
7. খরচ (ক্রয়মূল্য) আর MRP মিলিয়ে নিন; আগের দাম নিজে বসে থাকে।
8. নিচে বিলে ছাড়, ভ্যাট, অন্যান্য খরচ থাকলে দিন। ইনভয়েসের মোট মিললে সবুজ ✓ দেখাবে।
9. এখন পরিশোধ ঘরে যত টাকা দিলেন লিখুন (পুরোটা হলে পুরোটা পরিশোধিত), মাধ্যম বাছুন। বাকি টাকা সরবরাহকারীর পাওনায় যোগ হবে।
10. সংরক্ষণ ও স্টকে যোগ চাপুন (বা Ctrl+Enter)।

সংরক্ষণের পর তাকের লেবেল প্রিন্ট বা নতুন স্টক-ইন করতে পারেন।

ক্রয় (GRN) পূর্ণ ফর্মে

যারা পুরোনো ধাঁচের পূর্ণ ফর্ম পছন্দ করেন, তাঁদের জন্য ক্রয় › ক্রয় (GRN) › নতুন ক্রয়। এতে উৎপাদন তারিখও (উৎপাদন) রাখা যায়।

1. সরবরাহকারী বাছুন, সরবরাহকারীর ইনভয়েস / চালান নং ও তারিখ দিন।
2. উপরের খোঁজার ঘরে ওষুধ খুঁজে যোগ করুন।
3. প্রতি সারিতে জমা ঘরে পাতা না ইউনিট বাছুন, তারপর ব্যাচ নং, মেয়াদ (MM/YYYY), পরিমাণ, ফ্রি (বোনাস), ক্রয়মূল্য ৳, MRP আর ছাড় ৳ দিন।
4. হলুদ সতর্কতা খেয়াল করুন: "৬ মাসের মধ্যে মেয়াদ শেষ", "MRP ক্রয়মূল্যের চেয়ে কম" বা "বর্তমান থেকে MRP আলাদা"।
5. ডানে পরিশোধ ৳, মাধ্যম, যে অ্যাকাউন্ট থেকে দিন। সরবরাহকারীর পাওনা ঘরে বাকি দেখাবে।
6. ক্রয় সংরক্ষণ ও স্টকে যোগ চাপুন।

ক্রয়ের পাতায় প্রিন্ট দিয়ে মাল গ্রহণের রসিদ, লেবেল প্রিন্ট, আর আইটেম ফেরত পাবেন। ভুল ক্রয় হলে ম্যানেজার বা মালিক কারণ লিখে ক্রয় বাতিল করতে পারেন, তবে সেই মালের কিছু বিক্রি বা ফেরত হয়ে গেলে আর বাতিল হয় না।

ক্রয় অর্ডার ও হোয়াটসঅ্যাপ

1. ক্রয় › ক্রয় অর্ডার › নতুন অর্ডার চাপুন।
2. সরবরাহকারী, প্রত্যাশিত ডেলিভারি তারিখ দিন, ওষুধ ও পরিমাণ যোগ করুন।
3. ড্রাফট হিসেবে সংরক্ষণ চাপুন।
4. অর্ডারের পাতায় হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান চাপুন। অর্ডারের লেখা দেখাবে, দরকার হলে বদলান, তারপর হোয়াটসঅ্যাপ খুলুন। ড্রাফট অর্ডার নিজে থেকে "পাঠানো হয়েছে" হয়ে যায়।
5. মাল এলে অর্ডারের পাতায় মাল গ্রহণ চাপুন। নতুন ক্রয় ফর্ম বাকি পরিমাণসহ ভরা অবস্থায় খুলবে; ব্যাচ-মেয়াদ দিয়ে সংরক্ষণ করুন।

অর্ডারের অবস্থা: ড্রাফট, পাঠানো হয়েছে, আংশিক, পাওয়া গেছে, বাতিল। আংশিক অর্ডারের বাকি আর না এলে অর্ডার বন্ধ চাপুন।

সরবরাহকারীকে ফেরত

নষ্ট, ভুল বা মেয়াদ শেষের কাছাকাছি মাল ফেরত দিলে স্টক কমে আর সরবরাহকারীর কাছে দেনাও কমে।

1. ক্রয় › ক্রয় ফেরত › নতুন ফেরত চাপুন (অথবা ক্রয়ের পাতা থেকে আইটেম ফেরত)।
2. সরবরাহকারী বাছুন, কারণ লিখুন।
3. ফেরত দেওয়ার ওষুধ খুঁজুন… ঘরে ওষুধ খুঁজে ব্যাচ বাছুন।
4. পরিমাণ দিন (ফেরত দেওয়া যাবে ঘরের চেয়ে বেশি নয়)। মূল্য ক্রয়মূল্যে নিজে হিসাব হয়।
5. ফেরত সংরক্ষণ ও স্টক থেকে বাদ চাপুন।

মেয়াদোত্তীর্ণ মালের কোম্পানি-ক্লেইম আলাদা জিনিস; সেটা মেয়াদোত্তীর্ণ ক্লেইম-এ দেখুন। ক্লেইম থেকে আসা ক্রেডিট এই তালিকায় "ক্রেডিট নোট" চিহ্ন নিয়ে দেখায়।

সরবরাহকারী ও বাকি পরিশোধ

ক্রয় › সরবরাহকারী পাতায় সবার নাম, ফোন আর পাওনা (আপনার কাছে কত পান) দেখা যায়।

নতুন সরবরাহকারী যোগ:

1. নতুন সরবরাহকারী চাপুন।
2. নাম, যোগাযোগের ব্যক্তি (সেলস রিপ), ফোন, হোয়াটসঅ্যাপ দিন।
3. শুরুতে আগের বাকি থাকলে শুরুর ব্যালেন্স ঘরে দিন (আগাম দেওয়া থাকলে ঋণাত্মক অঙ্ক)। এটা শুধু ম্যানেজার বা হিসাবরক্ষক বদলাতে পারেন।
4. সরবরাহকারী সংরক্ষণ চাপুন।

সরবরাহকারীর নামে চাপলে তাঁর সরবরাহকারীর স্টেটমেন্ট খোলে: প্রতিটি ক্রয়, পরিশোধ, ফেরত আর ব্যালান্স। স্টেটমেন্ট প্রিন্ট দিয়ে মিলিয়ে নিতে পারেন।

বাকি পরিশোধ:

1. সরবরাহকারীর পাশে পরিশোধ করুন চাপুন, অথবা ফাইন্যান্স › সরবরাহকারী পেমেন্ট › সরবরাহকারীকে টাকা দিন।
2. সরবরাহকারী বাছলে নিচে "আপনার দেনা" দেখাবে। পুরোটা দিতে পুরো … দিন চাপুন, না হলে অঙ্ক লিখুন।
3. মাধ্যম (নগদ, বিকাশ, ব্যাংক, চেক…) আর যে অ্যাকাউন্ট থেকে দেওয়া বাছুন।
4. বিকাশ বা চেক হলে রেফারেন্স (ট্রানজেকশন আইডি / চেক নং) দিন।
5. পেমেন্ট সংরক্ষণ চাপুন। পরের পাতায় ভাউচার প্রিন্ট করে সই নিয়ে রাখুন।

দেনার চেয়ে বেশি দিলে অতিরিক্ত টাকা আগাম হিসেবে জমা থাকে।

সাধারণ ভুল