ক্যাশ শিফট ও ক্লোজিং

ক্যাশ শিফট দিয়ে ক্যাশ ড্রয়ারের টাকার হিসাব রাখা হয়। ড্রয়ারে যা আছে তা দিয়ে শিফট খোলেন, দিন শেষে ড্রয়ার গুনে বন্ধ করেন। ড্রয়ারে কত থাকার কথা, তা PharmaDesk নিজেই হিসাব করে রাখে। তাই টাকা কম বা বেশি হলে সঙ্গে সঙ্গে ধরা পড়ে।

শিফট কীভাবে কাজ করে

• যিনি বিক্রি করেন, প্রত্যেক শাখায় তাঁর নিজের আলাদা শিফট। দুই কাউন্টারে দুইজন ক্যাশিয়ার থাকলে দুজনেরই আলাদা শিফট চলবে।
• শিফট না খুললে POS-এ বিক্রি করা যায় না।
• শিফট যিনি খুলেছেন, বন্ধও শুধু তিনিই করতে পারেন। ম্যানেজারও অন্যের শিফট বন্ধ করতে পারেন না।
• একজনের একসঙ্গে একটার বেশি শিফট খোলা থাকতে পারে না।

শিফট খোলা

1. সারসংক্ষেপ › POS / নতুন বিক্রি-তে যান।
2. ক্যাশ শিফট খুলুন কার্ড আসবে। ড্রয়ারের নোট আর খুচরা গুনে নিন।
3. শুরুর ক্যাশ (৳) ঘরে টাকার অঙ্কটা লিখুন। ড্রয়ার খালি হলে 0 লিখুন।
4. শিফট খুলুন চাপুন। বিক্রির স্ক্রিন খুলে যাবে।

বিক্রির সময় POS-এর ডান পাশে ওপরে এরকম লেখা থাকে: শিফট 09:00 থেকে · ২৫টি বিক্রি · ৳১২,৪০০।

শিফট বন্ধ করা

ডিউটি শেষ হলে, অথবা অন্য কাউকে কাউন্টার বুঝিয়ে দেওয়ার সময় শিফট বন্ধ করুন।

1. POS-এ ডান পাশের শিফটের লাইনের পাশে শিফট বন্ধ করুন চাপুন।
2. উইন্ডোতে দেখাবে বিক্রি (N) আর কোন মাধ্যমে কত এসেছে, বাকিতে কত গেছে। তারপর শুরুর ক্যাশ, + ক্যাশ বিক্রি, + বাকি আদায় (ক্যাশ), − ক্যাশ ফেরত, আর সবশেষে ড্রয়ারে থাকার কথা। ড্রয়ারে এই টাকাটাই থাকা উচিত।
3. ড্রয়ারের টাকা গুনে গোনা ক্যাশ (৳) ঘরে লিখুন। লেখার সঙ্গে সঙ্গে দেখাবে মিলেছে, … বেশি বা … কম।
4. গরমিল থাকলে নোট (ঐচ্ছিক) ঘরে কারণটা লিখে দিন।
5. শিফট বন্ধ করুন চাপুন।
6. ফলাফল দেখাবে। শিফটের রিপোর্ট প্রিন্ট করতে Z রিপোর্ট প্রিন্ট চাপুন, তারপর সম্পন্ন।

হোল্ড করা কার্ট থাকলেও শিফট বন্ধ করা যায়। ওগুলো পরের শিফটের জন্য রয়ে যায়।

ড্রয়ারে কত থাকার কথা, কীভাবে হিসাব হয়

বিকাশ, নগদ, রকেট আর কার্ডের টাকা ড্রয়ারে আসে না, তাই এই হিসাবে ধরা হয় না। বাকিতে বিক্রিও ধরা হয় না। বিকাশের টাকা ড্রয়ারের ক্যাশের সঙ্গে গুনবেন না।

টাকা কম বা বেশি হলে

• কম হলে: কোনো বিকাশ বিক্রি ভুল করে ক্যাশ হিসেবে উঠে গেছে কিনা, অথবা কাউকে বেশি ফেরত দিয়েছেন কিনা দেখুন। বিক্রি › বিক্রির তালিকা-তে আপনার নাম আর আজকের তারিখ দিয়ে পেমেন্ট কলামটা মিলিয়ে নিন।
• বেশি হলে: হয়তো কোনো ক্যাশ পেমেন্ট বিকাশ হিসেবে লেখা হয়েছে, অথবা কোনো ফেরতের টাকা দেওয়া হয়নি।
• যা গুনেছেন, সেই আসল অঙ্কটাই লিখুন। মেলানোর জন্য অঙ্ক বদলাবেন না। কী হয়েছিল নোটে লিখে দিন, যাতে ম্যানেজার খোঁজ নিতে পারেন।

শিফটের তালিকা দেখা

বিক্রি › ক্যাশ শিফট-এ গত ৭ দিনের শিফট দেখা যায়। তারিখ বদলানো যায়। ক্যাশিয়ার আর ফার্মাসিস্ট শুধু নিজের শিফট দেখেন। ম্যানেজার, হিসাবরক্ষক আর মালিক সবার শিফট দেখেন।

কলামগুলো হলো ক্যাশিয়ার, খোলা হয়েছে, বন্ধ হয়েছে (শিফট চালু থাকলে খোলা), বিক্রি, ক্যাশ, মোবাইল / কার্ড, প্রত্যাশিত ক্যাশ, গণনা করা আর পার্থক্য। পার্থক্যের কলামে OK মানে মিলেছে, লাল মানে কম, হলুদাভ মানে বেশি।

ক্যাশিয়ারের নামে ক্লিক করলে সেই শিফটের রিপোর্ট খোলে। শিফট চালু থাকলে দেখাবে X রিপোর্ট (শিফট খোলা), অর্থাৎ এখন পর্যন্ত কত হলো। বন্ধ শিফটে দেখাবে Z রিপোর্ট (শিফট বন্ধ)। এতে ফেরত আর বাতিল হওয়া বিক্রির হিসাবও থাকে, আর নিচে ক্যাশিয়ার ও ম্যানেজারের সইয়ের জায়গা। ওপরের প্রিন্ট বোতাম চাপলে 80mm কাগজে প্রিন্ট হয়।

ম্যানেজার যা দেখবেন

প্রতিদিন শেষে:

1. বিক্রি › ক্যাশ শিফট খুলে দেখুন আজকের কোনো শিফট খোলা রয়ে গেছে কিনা। থাকলে যাঁর শিফট, তাঁকে লগইন করে বন্ধ করতে বলুন।
2. পার্থক্য কলামে লাল বা হলুদ দাগ খুঁজুন, আর Z রিপোর্টে লেখা নোটটা পড়ুন।
3. সই করা Z রিপোর্টের সঙ্গে গোনা টাকা বুঝে নিন।
4. দেরিতে সিঙ্ক হওয়া বিক্রির জন্য বিক্রি › অফলাইন সিঙ্ক সমস্যা দেখে নিন।

দিন শেষের হিসাব

এটা শিফট থেকে আলাদা। এখানে ক্যাশ, বিকাশ, ব্যাংক সব অ্যাকাউন্টের হিসাব একসঙ্গে দেখা যায়। ম্যানেজার, হিসাবরক্ষক আর মালিক এটা খুলতে পারেন।

1. ফাইন্যান্স › ক্যাশ ও ব্যাংক-এ গিয়ে দিন শেষের হিসাব চাপুন।
2. তারিখ বাছুন। একাধিক শাখা থাকলে শাখাও বাছুন।
3. টেবিলে প্রতিটা অ্যাকাউন্টের প্রারম্ভিক, জমা, খরচ আর সমাপনী দেখা যাবে।
4. টাকা কোথা থেকে এল / কোথায় গেল অংশে বিক্রির টাকা, বাকি আদায়, ফেরত, সাপ্লায়ারকে দেওয়া টাকা, খরচ ইত্যাদি আলাদা করে দেখানো থাকে।
5. নিচে সেদিনের ক্যাশ শিফট টেবিল, প্রত্যেক ক্যাশিয়ারের প্রত্যাশিত, গোনা টাকা আর পার্থক্যসহ। কোনো শিফট তখনও খোলা থাকলে লেখা থাকে এখনো খোলা।
6. প্রিন্ট চাপুন। প্রিন্ট করা কাগজে প্রস্তুতকারী আর যাচাইকারী-র সইয়ের জায়গা থাকে।

ক্যাশ অ্যাকাউন্টের সমাপনী অঙ্কটা হাতে থাকা টাকার সঙ্গে মিলিয়ে নিন। অ্যাকাউন্টের বিস্তারিত পাবেন হিসাব অধ্যায়ে।

সাধারণ ভুল

• শিফট বন্ধ না করে বাড়ি চলে যাওয়া। পরদিন আগের শিফটই খোলা থাকে, ফলে দুই দিনের হিসাব মিশে যায়।
• বিকাশ বা নগদের টাকাও গোনা ক্যাশ (৳)-এ যোগ করে ফেলা।
• মেলানোর জন্য গোনা অঙ্ক বদলে দেওয়া। আসল অঙ্ক লিখে নোট দিন।
• ম্যানেজার ক্যাশিয়ারের শিফট বন্ধ করার চেষ্টা করা। ক্যাশিয়ারকেই লগইন করে বন্ধ করতে হবে।