স্টক নিয়ন্ত্রণ ও মেয়াদ

ফার্মেসির টাকা আটকে থাকে তাকের ওষুধে। এই অধ্যায়ে দেখবেন কীভাবে স্টক মিলিয়ে রাখবেন, মেয়াদ শেষের মাল সময়মতো বিক্রি বা ক্লেইম করবেন, আর কম পড়ার আগেই অর্ডার দেবেন। সব পাতা ইনভেন্টরি মেনুর নিচে, আর সব হিসাব উপরের বারে বাছা শাখা-র জন্য।

স্টক তালিকা

ইনভেন্টরি › স্টক পাতায় উপরে চারটি হিসাব থাকে: স্টকে থাকা পণ্য, ক্রয়মূল্যে ও MRP-তে স্টকের দাম, আর মেয়াদোত্তীর্ণ স্টকের দাম।

• পণ্য, জেনেরিক, বারকোড বা র‍্যাক লিখে খুঁজুন।
• ফিল্টার: রিঅর্ডার লেভেলে বা নিচে, মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক আছে, ঋণাত্মক ব্যাচ।
• পণ্যের নামে চাপলে তার সব ব্যাচ, মেয়াদ, পরিমাণ, ক্রয়মূল্য আর MRP খুলে যায়।
• বিক্রয়যোগ্য কলামে মেয়াদোত্তীর্ণ মাল বাদ দিয়ে যতটা বিক্রি করা যায় ততটা দেখায়।
• পণ্যের CSV বা ব্যাচের CSV দিয়ে এক্সেলে নামিয়ে নিন।

মেয়াদ ব্যবস্থাপনা

ইনভেন্টরি › মেয়াদ ব্যবস্থাপনা পাতায় দেখবেন কত টাকার মাল মেয়াদোত্তীর্ণ, আর ৩০, ৬০, ৯০ দিনে কত মেয়াদ শেষ হবে। নিচে মেয়াদের ক্যালেন্ডার · আগামী ১২ মাস আছে; কোনো মাসে চাপলে সেই মাসের ব্যাচ দেখায়।

ট্যাবগুলো:

• আলাদা রাখা (মেয়াদোত্তীর্ণ): মেয়াদ চলে গেছে এমন ব্যাচ। POS এগুলো বিক্রি করতে দেয় না। তাক থেকে এখনই সরিয়ে ফেলুন।
• আগে বিক্রি করুন: ৯০ দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ হবে এমন মাল, প্রস্তাবিত ছাড়সহ (৩০ দিনে ১৫%, ৬০ দিনে ১০%, ৯০ দিনে ৫%)। ছাড়টা POS-এ সেই লাইনে দিন।
• আগামী ৩০ দিন, আগামী ৯০ দিন ইত্যাদি: ওই সময়ের মধ্যে যেগুলোর মেয়াদ শেষ হবে। পাশে সরবরাহকারীর নাম থাকে, যাতে কাকে ফেরত দেবেন বোঝা যায়।

মেয়াদোত্তীর্ণ মাল নিয়ে দুটো পথ আছে: সরবরাহকারী বা কোম্পানির কাছে ক্লেইম, অথবা রাইট-অফ।

রাইট-অফ করতে:

1. আলাদা রাখা (মেয়াদোত্তীর্ণ) ট্যাবে ব্যাচগুলোতে টিক দিন।
2. বাছাই করা …টি রাইট-অফ চাপুন এবং নিশ্চিত করুন।

স্টক শূন্য হয়ে যাবে আর ক্ষতি হিসেবে লেখা থাকবে। ফেরত পাওয়ার কোনো আশা না থাকলেই রাইট-অফ করুন।

মেয়াদোত্তীর্ণ ক্লেইম

অনেক কোম্পানি মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ ফেরত নিয়ে ক্রেডিট, নগদ বা নতুন মাল দেয়। PharmaDesk-এ সেটা ক্লেইম হিসেবে রাখুন, যাতে কত পেলেন আর কত বাকি তা চোখে থাকে।

1. মেয়াদ পাতায় ব্যাচে টিক দিয়ে বাছাই করা …টি সরবরাহকারী/কোম্পানির কাছে ক্লেইম করুন বোতাম চাপুন। অথবা ইনভেন্টরি › মেয়াদোত্তীর্ণ ক্লেইম › নতুন ক্লেইম।
2. যার কাছে ক্লেইম অংশে Supplier বা Company বাছুন, তারপর নির্দিষ্ট সরবরাহকারী বা কোম্পানি বাছুন।
3. সিস্টেম সেই পক্ষের মেয়াদোত্তীর্ণ (বা চাইলে মেয়াদ শেষের কাছাকাছি) ব্যাচ প্রস্তাব করবে। দরকারিগুলোর পাশে যোগ করুন চাপুন। অন্য ব্যাচ নিচের খোঁজার ঘর থেকে যোগ করা যায়।
4. ক্লেইমের পরিমাণ ঠিক করুন, নোট / রেফারেন্স-এ যেমন "MR রফিককে দেওয়া হলো" লিখুন।
5. এখনই না পাঠালে ড্রাফট সংরক্ষণ। মাল হাতে দিলে সংরক্ষণ ও ক্লেইম পাঠান চাপুন। তখন মাল স্টক থেকে বেরিয়ে যায়।
6. ক্লেইমের চিঠি প্রিন্ট করে মালের সাথে দিন।

টাকা বা মাল পেলে (নিষ্পত্তি):

1. ক্লেইমের পাতায় নিষ্পত্তি চাপুন।
2. যা পেলেন লিখুন: ক্রেডিট নোট (৳) (সরবরাহকারীর কাছে দেনা কমায়), নগদ পাওয়া গেছে (৳) সাথে যে অ্যাকাউন্টে, অথবা রিপ্লেসমেন্ট মালের মূল্য (৳)।
3. আর কিছু না আসলে আর কিছু পাওয়ার নেই: ক্লেইম বন্ধ করুন টিক দিন; বাকিটা ক্ষতি ধরা হবে।
4. নিষ্পত্তি লিখুন চাপুন। কোম্পানি পুরো ক্লেইম না নিলে লাল প্রত্যাখ্যান বোতাম চাপুন; ক্লেইমটি প্রত্যাখ্যাত হিসেবে থাকবে।

ক্লেইম ভুল করে পাঠালে ক্লেইম বাতিল চাপুন; কারণ লিখলে মাল আবার স্টকে ফিরে আসে।

কম স্টক ও রি-অর্ডার

ইনভেন্টরি › কম স্টক / রি-অর্ডার পাতায় সেই ওষুধগুলো আসে যেগুলো রিঅর্ডার লেভেলে বা নিচে, অথবা শেষ হয়ে গেছে কিন্তু গত ৩০ দিনে বিক্রি হয়েছে। প্রতিটির পাশে ৩০ দিনে বিক্রি, বাকি দিন আর প্রস্তাবিত অর্ডারের পরিমাণ থাকে।

1. উপরে যত দিনের জন্য অর্ডার বাছুন (১৫, ৩০, ৪৫ বা ৬০ দিন)।
2. চাইলে সরবরাহকারী দিয়ে ফিল্টার করুন।
3. যেগুলো অর্ডার দেবেন টিক দিন, দরকার হলে পরিমাণ বদলান।
4. ক্রয় অর্ডার তৈরি চাপুন; ভরা অর্ডার ফর্ম খুলবে। অথবা হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান… থেকে সরবরাহকারী বেছে সরাসরি হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার পাঠান।

অর্ডার পাঠানো আর মাল গ্রহণ নিয়ে বিস্তারিত ক্রয় অর্ডার অংশে।

স্টক সমন্বয় (নষ্ট, হারানো, সংশোধন)

পাতা ছিঁড়ে গেছে, বোতল ভেঙেছে, বা কিছু খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে না, তখন সমন্বয় করুন।

1. ইনভেন্টরি › অ্যাডজাস্টমেন্ট › নতুন সমন্বয় চাপুন।
2. কারণ বাছুন: নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ, হারানো ও চুরি স্টক কমায়; পাওয়া গেছে স্টক বাড়ায়; সংশোধন বা অন্যান্য দুদিকেই চলে।
3. নোট-এ ছোট করে লিখুন কী হয়েছে।
4. পণ্য খুঁজে ব্যাচ বাছুন, পরিমাণ দিন (সংশোধন-এ + দিলে যোগ, − দিলে বাদ)।
5. নিচে মূল্যের পরিবর্তন দেখে সমন্বয় পোস্ট চাপুন।

শাখায় স্টক পাঠানো ও গ্রহণ

একাধিক শাখা থাকলে ইনভেন্টরি › শাখা ট্রান্সফার দিয়ে মাল পাঠান।

পাঠানো (যে শাখা থেকে যাচ্ছে):

1. স্টক পাঠান চাপুন।
2. যে শাখায় বাছুন, নোটে যেমন "রফিকের হাতে, ব্যাগ ৩" লিখুন।
3. পণ্য খুঁজে ব্যাচ আর পরিমাণ দিন।
4. ট্রান্সফার পাঠান চাপুন। মাল এখনই এই শাখা থেকে বেরিয়ে যায়, অবস্থা হয় "পথে আছে"। চালান প্রিন্ট করে মালের সাথে দিন।

গ্রহণ (যে শাখায় আসছে):

1. উপরের বারে শাখা থেকে নিজের শাখা বাছুন।
2. ট্রান্সফার পাতায় হলুদ বার্তা দেখাবে কয়টি অপেক্ষায় আছে। ট্রান্সফারটি খুলুন।
3. মাল গুনে মিলিয়ে স্টক গ্রহণ চাপুন।

ভুল হলে দুই শাখার যেকোনোটি থেকে ট্রান্সফার বাতিল করা যায়, তখন মাল পাঠানো শাখায় ফিরে যায়।

স্টক গণনা

তাকে আসলে কত আছে আর সিস্টেমে কত দেখায়, তা মেলাতে মাঝে মাঝে গণনা করুন। একবারে একটি র‍্যাক গোনা সবচেয়ে সহজ।

1. ইনভেন্টরি › স্টক গণনা › গণনা শুরু চাপুন।
2. সব কিছু, একটি র‍্যাক বা একটি ক্যাটাগরি বাছুন। র‍্যাক হলে র‍্যাক (যা দিয়ে শুরু) ঘরে যেমন R1 লিখুন।
3. শুরু চাপুন। সিস্টেমের পরিমাণ এই মুহূর্তে আটকে যায়; গণনার সময় বিক্রি চললেও সমস্যা নেই।
4. মোবাইলে বা গণনার শিট প্রিন্ট করে প্রতিটি ব্যাচ গুনুন, গণনা করা ঘরে সংখ্যা লিখুন (ইউনিটে, যেমন ট্যাবলেট)।
5. মাঝে মাঝে অগ্রগতি সংরক্ষণ চাপুন।
6. শুধু পার্থক্য টিক দিয়ে কম-বেশিগুলো আবার দেখে নিন।
7. গণনা পোস্ট চাপুন। পার্থক্যগুলো স্টকে বসে যাবে; এটা আর ফেরানো যায় না।

যে লাইন গোনা হয়নি সেগুলো যেমন ছিল তেমনই থাকে। মাঝপথে বাদ দিতে গণনা বাতিল চাপুন, স্টকে কিছু বদলাবে না।

স্টক লেজার

ইনভেন্টরি › স্টক লেজার পাতায় প্রতিটি নড়াচড়া নতুন থেকে পুরোনো ক্রমে থাকে: ক্রয়, বিক্রি, ফেরত, সমন্বয়, ট্রান্সফার, গণনা। পণ্য দিয়ে ফিল্টার… আর ধরন দিয়ে খুঁজুন। কোনো ওষুধের স্টক অদ্ভুত লাগলে এখানেই দেখুন কে, কখন, কেন বদলেছে। পণ্যের পাতা থেকেও পুরো লেজার লিংকে আসা যায়।

সাধারণ ভুল